home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / business / dmail6.zip / DMAIL6.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-07-06  |  47KB  |  1,035 lines

  1.                                D M A I L   6.0
  2. ------------------------------------------------------------------------------
  3.                      Professional Mailing List manager
  4. ------------------------------------------------------------------------------
  5.   K. EGGER, ADELAIDE BOX 423, 36 ADELAIDE ST. EAST, TORONTO CANADA  M5C 2J5
  6. ------------------------------------------------------------------------------
  7. TELEPHONE - (416)961-7810                            COMPUSERVE ID - 71223,641
  8. ------------------------------------------------------------------------------
  9.  
  10.                               FEATURES OF DMAIL
  11.  
  12. DMAIL is an advanced mailing list system for all MS-DOS microcomputers. It has
  13. the following features:
  14.  
  15.  
  16. -> Uses pull-down menus and pop-up windows to maximize ease-of-use.
  17.  
  18. -> Includes a built-in help system. Press the F1 key at any time for help.
  19.  
  20. -> Includes user-defined fields that can be used for searches and sorts.
  21.  
  22. -> Maintains any number of lists - limited only by disk space.
  23.  
  24. -> Classifies addresses with key words or your own coding system.
  25.  
  26. -> Sorts addresses on any of nine sort keys.
  27.  
  28. -> Copies selected addresses from one list to another.
  29.  
  30. -> Creates mailmerge data files for Wordperfect, Microsoft Word and Wordstar.
  31.  
  32. -> Displays data in record view or table view.
  33.  
  34. -> Imports addresses from text data files.
  35.  
  36. -> Prints addresses on labels or directly on envelopes.
  37.  
  38. -> Prints with any impact printer and HP LaserJet III or workalike.
  39.  
  40. -> Prints U.S. Postnet bar codes on envelopes (HP LaserJet III).
  41.  
  42. -> Sends any printer output to a text file.
  43.  
  44. -> Automatically records mailing date when addresses are printed.
  45.  
  46. -> Prints two types of quick reference lists.
  47.  
  48. -> Includes a built-in backup and restore feature that makes backups easy.
  49.  
  50. -> Performs duplicate checking.
  51.  
  52. -> Uses dBASE compatible data files.
  53.  
  54. -> Provides full support for color monitors.
  55. ------------------------------------------------------------------------------
  56.  
  57.                              SYSTEM REQUIREMENTS
  58.  
  59. -> IBM-PC, PS/2, or compatible.
  60. -> A hard disk drive.
  61. -> 640 KB of memory.
  62. -> Any impact printer
  63. -> Optional - HP LaserJet III or work-alike laser printer. If your laser
  64.    printer is not an HP look at your printer's manual to see if it has a
  65.    LaserJet III emulation mode.
  66. ------------------------------------------------------------------------------
  67.  
  68.                           OFFICE SUPPLY REQUIREMENTS
  69.  
  70. -> Any of three standard tractor feed label sizes:
  71.  
  72.     -  Three and a half by fifteen sixteenths (one up)  Avery #M56151A
  73.     -  Four by one and seven sixteenths (one up)        Avery #M64231A
  74.     -  Four by fifteen sixteenths (two up)              Avery #M64152A
  75.  
  76. -> Either of two laser printer label sizes:
  77.  
  78.     -  Four inch by one inch (two up)           Avery #5161, AL110 in Canada
  79.     -  Four inch by one and one third (two up)  Avery #5162, AL125 in Canada
  80.  
  81. -> Standard business size envelopes (COM10).
  82.  
  83. -> Three by five inch tractor feed Rolodex cards.
  84. ------------------------------------------------------------------------------
  85.  
  86.                               INSTALLING DMAIL
  87.  
  88. DMAIL is supplied as an archive file called "DMAIL6.ZIP". It contains all
  89. the files you need. Follow these steps to get a functioning system onto your
  90. hard drive:
  91.  
  92. 1 - At the "C:>" prompt create a new directory on your hard drive:
  93.  
  94.                    MD DMAIL          <press enter>
  95.  
  96. 2 - Using an archive un-packing utility, unpack the contents of DMAIL6.ZIP
  97. into the new directory.
  98.  
  99. 3 - Check for a file called "CONFIG.SYS" in the root directory of the startup
  100. drive. If it is there it should contain the following statements with the
  101. minimum values shown:
  102.  
  103.                    FILES = 20
  104.                    BUFFERS = 8
  105.  
  106. You can see the contents of the file just by typing:
  107.  
  108.                    TYPE CONFIG.SYS       <press enter>
  109.  
  110. If these statements are absent you can use any text editor to insert them. If
  111. the file does not exist, you can easily create one with the following steps:
  112.  
  113. 1 - Go to the root directory:
  114.  
  115.                    CD\                   <press enter>
  116.  
  117. 2 - Create a file called CONFIG.SYS and put the two lines in it:
  118.  
  119.                    COPY CON CONFIG.SYS   <press enter>
  120.                    FILES = 20            <press enter>
  121.                    BUFFERS = 8           <press enter>
  122.  
  123. 3 - Close the file:
  124.  
  125.                    <press F6  then  press  enter>
  126.  
  127. Thats all!
  128. ------------------------------------------------------------------------------
  129.  
  130.                            FILES SUPPLIED WITH DMAIL
  131.  
  132. DMAIL6.EXE    The executable program
  133. DMAIL6.DBF    A sample mailing list file 1
  134. DMAIL6.DBT    A sample mailing list File 2
  135. DMAIL6.DOC    The documentation
  136. DMHELP .DBF   A Help system file
  137. DMHELP .DBT   Another Help system file
  138. ------------------------------------------------------------------------------
  139.  
  140.                                STARTING DMAIL
  141.  
  142. To start DMAIL go to the directory where it is found and enter "DMAIL53" at
  143. the DOS prompt:
  144.  
  145.                    CD\DMAIL                 <press enter>
  146.  
  147.                    DMAIL6                   <press enter>
  148.  
  149.  
  150. When DMAIL is started you will see the main menu. To help you explore the
  151. system, DMAIL has been pre-loaded with sample data. You can delete the sample
  152. data when you are ready to enter your own addresses.
  153.  
  154.  
  155. At the bottom of the screen is a descriptive line about the highlighted menu
  156. item. You can move around the menus using the following keys:
  157.  
  158. -> Press the UP and DOWN ARROW keys to select a command on a pull-down menu.
  159.    At the bottom of the screen the descriptive line that changes according to
  160.    the highlighted command.
  161.  
  162. -> Press ENTER to execute the highlighted command.
  163.  
  164. -> Press the RIGHT and LEFT ARROW keys to move from one pull-down menu to
  165.    another.
  166.  
  167. -> Press ESCAPE to clear a pull-down menu and ENTER to make it appear again.
  168.  
  169.  
  170. You can also select commands from the menus by pressing the first letter of
  171. the command you want. This method executes the command without waiting for you
  172. to press ENTER.
  173. ------------------------------------------------------------------------------
  174.  
  175.                                 EXPLORING THE MENUS
  176.  
  177. Each of the Main Menu choices has a pull-down menu that provides access to a
  178. group of related commands. When the program starts the Edit menu is already
  179. pulled down.
  180.  
  181. This manual has a section for each of the six Main Menu choices. It will
  182. describe each menu item in turn, going from left to right across the screen.
  183. As you explore, you can press F1 at any time for help. In most cases you can
  184. press ESCAPE to abort a command and return to the main menu.
  185. -----------------------------------------------------------------------------
  186.  
  187.                              EDIT MENU COMMAND 1 -> ADD
  188.  
  189. This command brings up the screen where you can enter new a new address into
  190. your mailing list. The screen is divided into upper and lower sections by the
  191. NOTES line. Type the address information in the appropriate fields that appear
  192. above the NOTES line. Use the ENTER key or the UP/DOWN ARROW keys to move from
  193. one field to another. As each field is highlighted you can press F1 (Help) for
  194. an explanation of what it should contain. Press F10 when you are finished
  195. entering data. You will then see a new set of options at the bottom of the
  196. screen.
  197.  
  198.                          F1Help   F4Edit   F9Notes   F10Exit
  199.  
  200. -> F1 - Help - get help with what you see on the screen.
  201.  
  202. -> F4 - Edit - resume entering information or change something you have
  203.         already entered.
  204.  
  205. -> F9 - Notes - enter notes about the addressee that are useful to you. This
  206.         field will store hundreds of lines of text so don't worry about
  207.         running out of space.Press F1 while you are in the Notes field for
  208.         help with the editing keys. If you press ESCAPE while in the Notes
  209.         field the following message appears at the top of the screen: "Abort
  210.         Edit (Y/N)". Press "Y" to abandon the entry or "N" to resume editing.
  211.  
  212. -> F10- Exit - this pops up a box where you can tell DMAIL to save or discard
  213.         the new record. In order for a record to be saved it must contain
  214.         something. Blank records will not be saved.
  215. ------------------------------------------------------------------------------
  216.  
  217.                            EDIT MENU COMMAND 2 -> FIND
  218.  
  219. Use this command to locate any address which is already in the mailing list.
  220. When you select it, a menu pops up with the following choices:
  221.  
  222. -> Last Name - Use this to find an address by last name. If you are not sure
  223.    of the  name you can enter the first few characters of the name. This will
  224.    display the first record found where the last name starts with those
  225.    characters. You can also use the Lookup menu to locate addresses.
  226.  
  227. -> Company Name - Use this to find an address by company. If you are not sure
  228.    of the company name you can enter the first few characters. This will
  229.    display the first record found where the company name starts with those
  230.    characters. You can also use the Lookup menu to locate addresses.
  231.  
  232.  
  233. -> Word Match -  Use this to find all addresses that contain a given word in a
  234.    given field. A menu appears with the following field names:
  235.  
  236.    - Title - Use this to find a word in the Title field. For example, if you
  237.    wish to find all addresses that contain the word "Manager" in the title,
  238.    enter "Manager" at the prompt.
  239.  
  240.    - City - Use this to find all addresses in a given city.
  241.  
  242.    - Zip Code - Use this to find all addresses that contain a given postal
  243.    code. You can enter as few or as many characters as you like. The more you
  244.    enter the more selective the search will be.
  245.  
  246.    - UDF - Use this to locate all addresses with a given word or set of
  247.    characters in the User Defined Field.
  248.  
  249.    - Notes - Use this to locate all addresses with a given word or set of
  250.    characters in the Notes.
  251.  
  252. When a search begins it will display the first record found that satisfies the
  253. search target. The target word or characters will be highlighted on the
  254. screen. At the bottom of the screen you will see F3 Next, which will be
  255. flashing. Press F3 if you want to see the next ocurrence of the search target.
  256.  
  257.  
  258. -> Top Of List or End Of List - Use one of these to go to the first or last
  259.    address in your mailing list.
  260.  
  261. -> Quit - Use this to return to the Main Menu. Pressing ESCAPE will do the
  262.    same.
  263. ------------------------------------------------------------------------------
  264.  
  265.                                 THE EDIT WINDOW
  266.  
  267. Once an address has been located it is displayed in the Edit Window. A set of
  268. command options is now shown across the bottom of the screen:
  269.  
  270. -> F1 - Help - use this to get help with what you see on the screen.
  271.  
  272. -> F2 - View - change the display from single record view to a scrolling table
  273.    view.
  274.  
  275. -> F3 - Find - find another address using a pick list.
  276.  
  277. -> F4- Print - print the current address. You will be asked if you want to
  278.    print the address on an envelope or all data. If you choose the latter it
  279.    will give you a hard copy page of everything in this record including the
  280.    Notes.
  281.  
  282. -> F5 - Dele - delete or undelete an address. When an address is deleted it is
  283.    not removed from the mailing list until the next time the list is indexed.
  284.    Press F5 again to undelete the address.
  285.  
  286. -> F6 - Edit - edit the fields that appear above the NOTES. Use the ENTER key
  287.    or the UP/DOWN ARROW keys to move from one field to another. As each field
  288.    is highlighted you can press F1 (Help) for an explanation of what the field
  289.    should contain.
  290.  
  291.  
  292. -> F7 - Mark - mark or unmark the address. Mark addresses to identify the ones
  293.    you want included in printing jobs or for copying addresses from one list
  294.    to another.
  295.  
  296. -> F9 - Notes - enter or edit  notes about the address that are useful to you.
  297.    This field will store hundreds of lines of text so don't worry about
  298.    running out of space. Press F1 while you are in the text field for help
  299.    with  the editing keys. If you press ESCAPE while in the Notes field the
  300.    following message appears at the top of the screen: "Abort Edit (Y/N)".
  301.    Press "Y" to abandon your changes or "N" to return to the text field.
  302.  
  303. -> F10 - Exit - Return to the main menu.
  304.  
  305. -> DOWN ARROW - skip to the next address.
  306.  
  307. -> UP ARROW - skip to the previous address
  308.  
  309.  
  310. A NOTE ABOUT PICK LISTS:
  311.  
  312. Pick lists are simply windows that appear on the screen which show a few
  313. columns of data from each record. The list is sorted alphabetically and is
  314. meant to help you locate a person quickly if you don't remember an exact name.
  315.  
  316. There are two ways to move around the list.
  317.  
  318. > Use UP/DOWN ARROW keys and PAGEUP/PAGEDOWN to locate the address you want.
  319.  
  320. > Press the first letter of the name you are looking for. The list will then
  321.   move to the first record that starts with that letter. Now press the second
  322.   letter of the item, then the third, etc. In this way the list will home in
  323.   on the target. Press DEL (delete key) to clear the search characters and
  324.   start over. Please note that the search is case sensitive. If you have
  325.   entered your names in all capital letters then you should keep the caps
  326.   lock key down during the search.
  327.  
  328. When the right addresss is highlighted press ENTER  (this key is labeled
  329. RETURN on some keyboards). For more help with pick lists press F1 when a list
  330. is on the screen.
  331. ------------------------------------------------------------------------------
  332.  
  333.                    MAILING LIST MENU COMMAND 3 -> BROWSE
  334.  
  335. The Browse command shows your mailing list in tabular format. You can use this
  336. window to scan and edit all the data in your list.
  337.  
  338. -> Use the following keys to move around the screen and scroll the columns:
  339.    RIGHT ARROW, LEFT ARROW, UP ARROW, DOWN ARROW, CTRL-RIGHT ARROW, CTRL-LEFT
  340.    ARROW, PAGEUP, PAGEDOWN, CTRL-PAGEUP, CTRL-PAGEDOWN, HOME, END, CTRL-HOME,
  341.    CTRL-END
  342.  
  343. -> To edit your data, move the highlight to any field and start typing. This
  344.    replaces what is already in the field unless the Insert key is on, in which
  345.    case it inserts characters at the begining of the field.
  346.  
  347. -> To add to the end of a field move the highlight to the field, press ENTER
  348.    to get a cursor, then use the END key or the ARROW keys to position the
  349.    cursor.
  350.  
  351.  
  352. -> Press ENTER again to accept the changes or press ESCAPE to restore the
  353.    previous contents.
  354.  
  355. -> If you press DOWN ARROW or UP ARROW instead of ENTER after typing something
  356.    in a field then your changes in the current field are saved and the
  357.    highlight moves to the next row.
  358.  
  359.  
  360. -> F1 - Help - use this to get help with what is on the screen.
  361.  
  362. -> F2 - View - to change the display to single record view.
  363.  
  364. -> F3 - Find - find another address using a pick list.
  365.  
  366. -> F4- Print - print the current address. You will be asked if you want to
  367.    print the address on an envelope or all data. If you choose the latter it
  368.    will give you a hard copy page of everything in the record.
  369.  
  370. -> F5 - Dele - to delete the current address. It will not be removed from the
  371.    list until the next time the records are indexed. Press F5 again to
  372.    undelete the address.
  373.  
  374. -> F6 - Lock - to lock the first 2 columns in place when you scroll the
  375.    columns to the right. Press F6 again to unlock the frozen columns.
  376.  
  377. -> F7 - Mark - mark or unmark the address. You can mark addresses to identify
  378.    the ones you want included in printing jobs and for copying addresses from
  379.    one list to another.
  380.  
  381. -> F9 - Notes - enter or edit  notes about the address that are useful to you.
  382.    This field will store hundreds of lines of text so don't worry about
  383.    running out of space. Press F1 while you are in the text field for help
  384.    with the editing keys. If you press ESCAPE while in the text field the
  385.    following message appears at the top of the screen: "Abort Edit (Y/N)".
  386.    Press "Y" to abandon your changes or "N" to return to the text field.
  387.  
  388. -> F10 - Exit - to return to the main menu.
  389. ------------------------------------------------------------------------------
  390.  
  391.                      MAILING LIST MENU COMMAND 4 -> MARK
  392.  
  393. When To Use Mark The Mark Command: You can include some or all of the
  394. addresss in your mailing list when printing, copying or deleting addresses.
  395. If the Mark for an address is set to "Y" the address is included. If the Mark
  396. is set to "N" it is excluded.
  397.  
  398. Use the Marks command to set the Mark field for all addresss to "Y" or "N".
  399. (Yes or No). Your options are to Mark all addresses, Un-mark all addresses,
  400. or Choose Search Targets. The first option sets all Marks to Y (Yes), the
  401. second option sets all Marks to N (No) and the third allows you to selectively
  402. Mark addresses using a search target.
  403.  
  404.  
  405. The third option leads to another menu from which you can choose the field you
  406. want to use to target addresses.
  407.  
  408. -> Name - Use this to split up a list alphabetically. For example, to create a
  409.    separate list of all addresses with a last name begining with "A" enter
  410.    only an "A" when prompted for a name. Then use the Copy command to copy all
  411.    marked addresses to a new list.
  412.  
  413. -> Company - Use this to split up a list alphabetically by company name. For
  414.    example, to create a separate list of all companies begining with "A" enter
  415.    only an upper case "A" when prompted for a company name. Again you can use
  416.    the Copy command to copy all marked addresses to a new list.
  417.  
  418. -> Title - You may enter any string of characters. If the string is found
  419.    within the Title field of any address then it will be marked. This allows
  420.    you to select addresses in a list that contain similar but not identical
  421.    Title fields. You can enter a few characters, a word, or several words. For
  422.    example, if you want to mark all addresses with the words "Personell
  423.    Manager" or "Director Of Personell" then enter "Personell" as the search
  424.    target.
  425.  
  426. -> City - Select this to mark all addresses in a given city.
  427.  
  428. -> State / Province - Select this to mark all addresses in a given State or
  429.    Province. DMAIL uses only the abbreviated forms of these names. A list of
  430.    the correct abbreviations is found in Appendix A of this manual.
  431.  
  432. -> Postal/Zip - When marking by postal codes you may enter from 1 to 10
  433.    characters as the target code. When using either American or Canadian
  434.    codes, the more characters you enter the fewer addresses will be marked.
  435.    The search looks for characters from left to right. If you enter "9000"
  436.    DMAIL will mark only the addresses that start with "9000" It would ignore a
  437.    code like 99000.
  438.  
  439. -> Last Mailing Date - Each address has a field labeled "Last Mailing". It
  440.    contains the date on which you last printed the address onto a label or an
  441.    envelope. If you choose to mark by "Last Mailing Date" you will be asked if
  442.    you want to mark addresses with mailing dates occurring before, after or
  443.    right on the target date. You can then enter the target date itself. DMAIL
  444.    will then mark the addresses with a "Last Mailing" either before, after or
  445.    on the specified date. Use this to remove stale addresses from a mailing
  446.    list. Just use this option to mark addresses with a Last Mailing date that
  447.    occurs before any date in the past. Then use the Delete command to remove
  448.    them from the list.
  449.  
  450. -> Key Word In Notes - This search uses the Notes field, which can be used to
  451.    contain any information about the addressee that you may find useful. Use
  452.    it to mark all addresses that contain a given word or characters in the
  453.    Notes field.
  454.  
  455. -> Key Word In UDF - This search uses the User Defined Field (UDF), which can
  456.    also be used to contain any information about the addressees that you may
  457.    find useful. For example, it can contain your own coding system to classify
  458.    addresses by type.
  459. ------------------------------------------------------------------------------
  460.  
  461.                    MAILING LIST MENU COMMAND 5 -> DELETE
  462.  
  463. Use this command to delete all the Marked addresses from a mailing list. DMAIL
  464. will display the number of marked addresses and give you a chance to cancel
  465. the command.
  466. ------------------------------------------------------------------------------
  467.  
  468.                            LOOKUP MENU COMMAND 1 -> NAME
  469.  
  470. The Lookup command allows you pop up a window showing the name and phone
  471. numbers of the people in your mailing list. This window serves two functions:
  472.  
  473. 1 - As a quick lookup to find a phone number:
  474.  
  475.     The list is sorted alphabetically. You can move up and down the list using
  476.     the UP &  DOWN ARROW keys and PAGEUP and PAGEDOWN. To move quickly to the
  477.     name you are looking for you can press the fist letter of the last name
  478.     twice. This will scroll the list to the names that start with that letter.
  479.     You can now press the PAGEDOWN key till you see the name you want. To
  480.     clear the Lookup window press ESCAPE.
  481.  
  482. 2 - As an alternative means to find a record:
  483.  
  484.     Once you have located the name you are looking up, move the highlight to
  485.     it with the ARROW keys then press ENTER. The address will now be displayed
  486.     in the usual manner.
  487. ------------------------------------------------------------------------------
  488.  
  489.                        LOOKUP MENU COMMAND 2 -> COMPANY
  490.  
  491. This command works the same as the one above except that the company name is
  492. displayed instead of the person's name.
  493. ------------------------------------------------------------------------------
  494.  
  495.                         FILES MENU COMMAND 1 -> SELECT
  496.  
  497. Use this command to switch from one list to another. A window appears showing
  498. all the possible mailing list files.
  499.  
  500. -> Press the UP/DOWN ARROW keys or PAGEUP/PAGEDOWN to highlight the file you
  501.    want to load.
  502.  
  503. -> Once you have invoked this command you must choose one of the files shown.
  504. ------------------------------------------------------------------------------
  505.  
  506.                         FILES MENU COMMAND 1 -> SELECT
  507.  
  508. Use this command to switch from one list to another. A window appears showing
  509. all the possible mailing list files.
  510.  
  511. -> Press the UP/DOWN ARROW keys or PAGEUP/PAGEDOWN to highlight the file you
  512.    want to load.
  513.  
  514. -> Once you have invoked this command you must choose one of the files shown.
  515. ------------------------------------------------------------------------------
  516.  
  517.                          FILES MENU COMMAND 2 -> NEW
  518.  
  519. Use this command to create a new mailing list. A window appears where you can
  520. enter the name of the new list. Type up to seven characters (the eighth is
  521. reserved for use by DMAIL). Do not enter a file extention (the period plus
  522. three letters). The file extension ".DBF" will be supplied automatically.
  523. ------------------------------------------------------------------------------
  524.  
  525.                          FILES MENU COMMAND 3 -> DELETE
  526.  
  527. Use this command to delete old address lists or sublists that you created from
  528. master lists.
  529. ------------------------------------------------------------------------------
  530.  
  531.                          FILES MENU COMMAND 4 -> COPY
  532.  
  533. The "Copy" command allows you to create new lists by mixing addresses from
  534. several lists or by distilling a large list down into a smaller one.
  535.  
  536. First you will be prompted for a source filename and a destination filename.
  537. Enter filenames only, no file extension or drive specification is needed. If
  538. you specify a destination file that does not exist then it will be created.
  539.  
  540. You are then asked if you wish to copy or move the addresses. The difference
  541. is that "copying" leaves the source file unchanged while "moving" deletes the
  542. target addresses from the source file. If moving addresses leaves the source
  543. file empty then you will have an opportunity to delete it.
  544.  
  545. The next choice you make is whether to target all addresses or only the Marked
  546. addresses. See the Marks command under the Edit menu for information on how to
  547. selectively target addresses.
  548.  
  549. Please Note: When addresses are moved or copied to another list their Marks
  550. are set to "Y" (Yes). If you wish to have them re-set to "N" (No)  use the
  551. "Mark" command on the main menu.
  552. ------------------------------------------------------------------------------
  553.  
  554.                         FILES MENU COMMAND 5 -> EXPORT
  555.  
  556. The Export command will write all Marked addresses into a file that can be
  557. used with word processors for creating form letters. Four types of file
  558. compatibilities are possible - WordPerfect, Microsoft Word, Wordstar and a
  559. generic tab-delimited format.
  560.  
  561. When you are prompted for an output file name just enter a filename of up to
  562. eight characters. Do not enter a file extension or a drive specification. A
  563. file extension will automatically be supplied depending on your choice of
  564. output file. The following is a list of file extensions used for the various
  565. formats:
  566.  
  567. -> WordPerfect         .SEC
  568. -> Microsoft Word      .DTA
  569. -> Wordstar            .ADD
  570. -> Tab Delimited       .TAB
  571.  
  572.  
  573.  
  574. Chances are you will only need one of the above file formats, but having
  575. access to all of them may make it easier for you to supply address lists to
  576. clients and associates who use different word processors.
  577.  
  578.  
  579. Wordstar Users :
  580.  
  581. The following should appear at the top of your Wordstar form letters:
  582.  
  583.      .DF filename ADD        (filename is the name of the file you created
  584.                               with the Export command)
  585.  
  586.      .RV*
  587.  
  588.      &FIRSTNAME/O& &LASTNAME/O&
  589.      &TITLE/O&
  590.      &COMPANY/O&
  591.      &STREET/O&
  592.      &CITY/O& , &STATE/O&    &ZIP/O&
  593.  
  594.      Dear &SALUTATION& &LNAME&,
  595.  
  596.  
  597. This arrangement can handle an address of three to six lines and no blanks
  598. will be left where you have a blank field in the address file. You can also
  599. merge print the contents of the User Defined Field (UDF) by inserting &UDF&
  600. in the  letter.
  601.  
  602. A similar format for Microsoft Word is:
  603.  
  604.      <<DATA filename.DTA>>       (filename is the name of the file you created
  605.                                   withthe Export command)
  606.  
  607.      <<FIRSTNAME>> <<LASTNAME>>,
  608.      <<TITLE>>,
  609.      <<COMPANY>>,
  610.      <<STREET>>,
  611.      <<CITY>>, <<STATE>>    <<ZIP>>
  612.  
  613.      Dear <<SALUTATION>>  <<LASTNAME>>,
  614.  
  615.  
  616.  
  617. And for WordPerfect it will look something like this:
  618.  
  619.      ^F2^ ^F3^,
  620.      ^F4?^,
  621.      ^F5?^,
  622.      ^F6^,
  623.      ^F7^, ^F8^ ^F9^
  624.  
  625.      Dear ^F1^ ^F3^,
  626.  
  627.  
  628. The question marks in the last example tell WordPerfect not to leave any blank
  629. lines where you have not entered a title or organization name.
  630.  
  631.  
  632.  
  633. IMPORTANT:
  634. There is considerable flexibility in the use of these formats. If you are new
  635. to mail-merging, read the relevant chapter in your word processing manual and
  636. try a little experimenting to get the results you want before tackling a big
  637. printing job with a deadline.
  638. ------------------------------------------------------------------------------
  639.  
  640.                         FILES MENU COMMAND 6 -> IMPORT
  641.  
  642. The Import command will read addresses from a text data file generated
  643. by another application. When creating the file you should name it with a file
  644. extension (the three characters after the dot) of ".ADD" such as ADDRESS.ADD.
  645.  
  646. The structure of the file should be standard comma-delimited format with the
  647. following fields:
  648.  
  649.     CONTENT      MAX WIDTH
  650.  
  651.     SALUTATION       3
  652.     FIRST NAME       9
  653.     LAST NAME       16
  654.     TITLE           29
  655.     COMPANY         30
  656.     STREET ADDRESS  30
  657.     CITY            15
  658.     STATE            4
  659.     ZIP             10
  660.     COUNTRY          8
  661.     USER DEFINED    28
  662. ------------------------------------------------------------------------------
  663.  
  664.                           PRINT MENU COMMAND 1 -> LABELS
  665.  
  666. DMAIL prints on the most common label sizes. See the section called Office
  667. Supply Requirements for details.
  668.  
  669. A menu appears from which you can select the label size you are going to use.
  670. The contents of the menu varies according to the printer type you have
  671. selected in the Setup window (standard or HP LaserJet III). Please note that
  672. in either case you must use the large labels in order to print the contents of
  673. the User Defined Field on the labels.
  674.  
  675. In the next step you can tell DMAIL how many copies of each label to print
  676. (up to 999). Some people find it convenient to print multiple copies and keep
  677. the extas in the client's file folder. If you then need a label quickly you
  678. can get one without having to run DMAIL and feeding label stock into your
  679. printer.
  680.  
  681. If you are using a standard printer another menu appears with three options:
  682.  
  683. -> Test Pattern - This prints a test pattern on your label stock. Use it to
  684.    check and adjust the position of the labels in your printer to make sure
  685.    the addresses print squarely on each one.
  686.  
  687. -> Print Labels - Once you have chosen the label size and tested the position
  688.    of the labels in the printer you are ready to start. Use this option to
  689.    start the print run. Please note that only those addresses with the Mark
  690.    set to  "Y" (Yes) will be printed. If for any reason you need to interupt
  691.    the printer  just press ESCAPE. The printer may not stop until it has
  692.    printed a few more  labels. This is because most printers have a "buffer"
  693.    that holds a small  amount of output from your computer and will keep on
  694.    printing until this  buffer is empty.
  695.  
  696. -> Quit - Select this to return to the Main Menu.
  697. ------------------------------------------------------------------------------
  698.  
  699.                      PRINT MENU COMMAND 2 -> ENVELOPES
  700.  
  701. With this option DMAIL will send all Marked addresses to the printer one at a
  702. time. You will be prompted to insert the next envelope between each address.
  703. Press ESCAPE if you want to stop printing at any time. If the print run has to
  704. be interupted you can re-start it later and DMAIL will pick up where it left
  705. off (as long as the Marks have not been changed).
  706.  
  707. You may get a "paper empty" error with some standard printers. This is because
  708. the mechanism that detects the presence of paper is placed before the carriage
  709. roller and it fails to detect a standard business envelope. If this happens
  710. check your printer manual for instructions on how to temporarily disable the
  711. paper detector. Please note that not all printers can correctly handle a
  712. single envelope. Ask the supplier about this when shopping for a printer.
  713.  
  714. NOTE:
  715. Another way to print on envelopes is to use the F4 (Print) key when displaying
  716. addresses on the screen.
  717. ------------------------------------------------------------------------------
  718.  
  719.                      PRINT MENU COMMAND 3 -> ROLODEX
  720.  
  721. This option sends the contents of all Marked records to the printer in a
  722. format that will fit on rolodex cards. The addressee's name will always appear
  723. first unless the sort order is by company, in which case the company name
  724. appears first. Before you begin you will be given an opportunity to send a
  725. test pattern to the printer to check the position of the cards. If you have
  726. never used this method of creating a rolodex card file ask your office
  727. supplies store for 3 by 5 inch tractor feed rolodex cards. These can be loaded
  728. into a standard printer in the same way as labels.
  729. ------------------------------------------------------------------------------
  730.  
  731.                      PRINT MENU COMMAND 4 -> PHONE LIST
  732.  
  733. This option sends a short reference list to the printer. The list will contain
  734. only the name, company and phone number. The data will be printed in whichever
  735. sorting order you have chosen. The addressee's name will always appear first
  736. unless the sort order is by company, in which case the company name appears
  737. first. Please note that it prints only the Marked addresses.
  738. ------------------------------------------------------------------------------
  739.  
  740.                        PRINT MENU COMMAND 5 -> ALL DATA
  741.  
  742. This option sends a  hard copy of your list to the printer. It prints every
  743. field in the record. Please note that it prints only the Marked addresses and
  744. only the first six lines of the NOTES field. If you need to print more lines
  745. please use the F4 (Print) key when viewing your list.
  746. ------------------------------------------------------------------------------
  747.  
  748.                       UTILITY MENU COMMAND 1 -> INDEXES
  749.  
  750. This command pops up a menu where you choose the sort order used in display
  751. and printing of your data. You can change the order at any time to suit your
  752. needs. Tha following choices appear on the screen:
  753.  
  754. -> Name - Select this to sort the list by name.
  755. -> Company - - Select this to sort the list by company name.
  756. -> Title - Select this to sort by Title.
  757. -> Zip Code - Select this to sort by postal zip code.
  758. -> State/Province and City - Select this to sort by State or Province.
  759. -> Work Phone Number - Select this to sort by area code and exchange of the
  760.    company phone number.
  761. -> Home Phone Number - Select this to sort by the individual's home number.
  762. -> Last Mailing Date - Select this to sort by the date that mail was last sent
  763.    to an address (ascending date order).
  764. -> User Defined Field - Select this to sort by the UDF. This is a free form
  765.    field that holds anything you choose.
  766. -> Re-Build Index Files -  Use this to re-build a damaged index file. DMAIL
  767.    creates a number of index files for each address list. They allow you to
  768.    select the current sorting order and to find names quickly. In any database
  769.    system it can happen that index files become damaged because they are
  770.    constantly being read and modified. This not common but if it does happen
  771.    the  damaged file must be rebuilt. The symptom of a damaged index file is
  772.    that you  cannot find a record you know is in the database. If this happens
  773.    then select  the Re-build Index Files command and the problem will clear
  774.    up.
  775. ------------------------------------------------------------------------------
  776.  
  777.                          UTILITY MENU COMMAND 2 -> SETUP
  778.  
  779. This option lets you view your system status and make some changes in the
  780. setup.
  781.  
  782. -> Press 1 to toggle between STANDARD and HP LASER printer.
  783. -> Press 2 to toggle the laser printer envelope feed between LEFT SIDE and
  784.    CENTER. This is provided for those whose laser printer does not have an
  785.    envelope guide on the center of the paper tray.
  786. -> Press 3 to toggle printing of the U.S Postal Service Postnet bar codes.
  787.    This applies only when printing directly on envelopes with a Hewlett
  788.    Packard LaserJet II or 100% workalike. Bar codes are only printed if the
  789.    address contains a 9 number U.S. extended Zip code (99999-9999).
  790. -> Press 4 to toggle printing of the User Defined Field on labels or
  791.    envelopes. Please note that this only applies to envelopes and LARGE size
  792.    labels since small labels do not have enough space to include it. This
  793.    option is useful if you need to put any address coding or messages on
  794.    you envelopes or labels.
  795. -> Press 5 to re-direct all the printer output to a disk file. You will be
  796.    asked to supply the name of the file. The default is REPORTS.TXT. You can
  797.    accept this by pressing ENTER or you can change it by typing a new name.
  798.    Please note that only the filename can be changed. The file extension
  799.    (.TXT)  is automatically supplied. As long as output is being re-directed,
  800.    the name of the text file appears in the bottom right corner of the
  801.    screen. All  printer output will be sent to this file until you come back
  802.    to this window and press 3 again. It is possible to keep writing to this
  803.    file until it becomes quite large, so watch your disk space.
  804. -> Press 6 to toggle your screen display between monochrome and color.
  805. ------------------------------------------------------------------------------
  806.  
  807.                      UTILITY MENU COMMAND 3 -> BACKUP
  808.  
  809. This allows you to make backup copies of your inventory files to floppy
  810. diskettes. First you will be asked to select the floppy drive you want to copy
  811. to (A: or B: only). Then you can select the address list which you want to
  812. back up.
  813.  
  814. The diskette you put into the floppy drive will be assessed for available
  815. space. If there is not enough space you will be shown a list of the files on
  816. that diskette and given a opportunity to delete some. Use the UP and DOWN
  817. ARROW keys to scroll the list. Highlight a file you want to delete and press
  818. ENTER. You will also see a display of the space needed and the space available
  819. as you delete files.
  820.  
  821. The backup will proceed to the next step as soon as there is enough space on
  822. the diskette. If you do not want to delete any files just press ESCAPE to
  823. terminate the backup.
  824.  
  825. The easiest way to manage your backups is to create a separate diskette to
  826. hold a backup for each master mailing list. Label each diskette with the name
  827. of the list and reserve it for that backup only. Some people like to keep
  828. several backups and rotate them. This allows you to roll back the list data to
  829. a previous date if necessary. Please do not neglect the backup command. Use it
  830. frequently and you will never have cause for regret when your hard drive
  831. breaks down. If you have an employee who runs DMAIL for you, or have a
  832. situation where more than one person modifies your data, be sure that backups
  833. are part of the daily office routine for a designated person.
  834. ------------------------------------------------------------------------------
  835.  
  836.                       UTILITY MENU COMMAND 4 -> RESTORE
  837.  
  838. One hopes disaster will never strike and files are never lost. If it does
  839. happen, and you have been making backups, then this command easily restores
  840. the lost files.
  841.  
  842. Place the diskette with the mailing list in a floppy drive. The first window
  843. that appears then asks you to identify the drive where you put the diskette.
  844. The second window asks you to identify the specific list you want to restore.
  845.  
  846. The restore command has another use. If you keep a set of rotating backups,
  847. say one for each of the last three sessions with DMAIL, then you will always
  848. be able to roll back the data to a previous session. This ability comes in
  849. handy if you or one of your employees does something that is hard to undo,
  850. like deleting fifty addresses then realizing they were the wrong fifty.
  851. Everyone who works with computers (bar none) has moments like that, and an
  852. easy way out saves much heartache.
  853. ------------------------------------------------------------------------------
  854.  
  855.                         UTILITY MENU COMMAND 5 -> DUPLICATE
  856.  
  857. Use this command to look for name and address duplications in your mailing
  858. lists. There are two options when this command is used.
  859.  
  860. -> Automatic Deletion - This will locate the addresses that have identical
  861.    name and address fields and automatically deletes one. Use this for fast,
  862.    unattended duplicate checking. It can be canceled by pressing ESCAPE.
  863.  
  864. -> Selective Deletion - DMAIL locates duplication of names only and displays
  865.    them.
  866.  
  867. When a duplicate is found you will see both addresses, and at the bottom of
  868. the screen you will see a light bar menu with the following choices:
  869.  
  870. -> Leave As Is - Select this to ignore the duplication and continue with the
  871.    search.
  872.  
  873. -> Bottom - Select this to delete the second address and continue with the
  874.    search.
  875.  
  876. -> Top -  Select this to delete the first address and continue with the
  877.    search.
  878.  
  879. -> Quit - Select this to return to the Main Menu.
  880.  
  881. ------------------------------------------------------------------------------
  882.  
  883.                          EXIT MENU COMMAND 1 -> YES
  884.  
  885.  
  886. Select this to terminate DMAIL.
  887. ------------------------------------------------------------------------------
  888.  
  889.                          EXIT MENU COMMAND 1 -> NO
  890.  
  891. Select this to return to the Main Menu.
  892. ------------------------------------------------------------------------------
  893.  
  894.                              GENERAL PROGRAM NOTES
  895.  
  896. If you are a dBASE or FoxBase user you can load your address records into one
  897. of those programs and perform all the functions that they allow. The data file
  898. structure used by DMAIL is as follows:
  899.  
  900. FLD#  NAME    TYPE   WIDTH   DESCRIPTION
  901.  
  902. 1     PR      L        1     - Mark
  903. 2     PRE     C        3     - Salutation
  904. 3     FNAME   C        9     - First name
  905. 4     LNAME   C       16     - Last name
  906. 5     TITLE   C       29     - Title
  907. 6     COMPANY C       30     - Company name
  908. 7     ADDR    C       30     - Street address
  909. 8     CITY    C       15     - City
  910. 9     PROV    C        4     - State or province
  911. 10    PCODE   C       10     - Postal zip code
  912. 11    CO      C        9     - Country
  913. 12    PHONE   C       13     - Work phone - pict "(XXX)XXX-XXXX"
  914. 13    EXT     C        4     - Extension - pict "XXXX"
  915. 14    LMAIL   D        8     - Last mailing
  916. 15    NOTES   M       10     - Notes memo field (holds 64KB of text)
  917. 16    FAX     C       13     - Fax phone number
  918. 17    HOME    C       13     - Home phone number
  919. 18    UDF     C       28     - User defined field
  920.  
  921.  
  922. You can extract addresses and phone numbers from your existing dBASE records
  923. and load them into DMAIL but the above structure must be observed. If you are
  924. an experienced dBASE user it will not take long to write a routine that reads
  925. any dBASE file and writes the appropriate fields to a DMAIL address file with
  926. the above structure.
  927.  
  928.        ALWAYS MAKE SURE TO HAVE BACKUP COPIES OF ALL YOUR ADDRESS LISTS.
  929.                   SOME DAY YOU MAY BE VERY GLAD THAT YOU DO.
  930.  
  931. DMAIL is distributed as Shareware so you can try it before you buy it. As a
  932. registered DMAIL user you will receive the latest version (without the on-
  933. screen registration notice), printed documentation and unlimited telephone
  934. support. Please use the order form supplied to place your order.
  935.  
  936.  
  937.                                 APPENDIX A
  938.  
  939.  
  940.                Abbreviations of American States and Territories
  941.  
  942.        ALASKA --------------- AK             NEBRASKA ------------- NE
  943.        ALABAMA -------------- AL             NEVADA --------------- NV
  944.        AMERICAN SAMOA ------- AS             NEW HAMPSHIRE -------- NH
  945.        ARIZONA -------------- AZ             NEW JERSEY ----------- NJ
  946.        ARKANSAS ------------- AR             NEW MEXICO ----------- NM
  947.        CALIFORNIA ----------- CA             NEW YORK ------------- NY
  948.        COLORADO ------------- CO             NORTHERN MANANA ISLA - CM
  949.        CONNECTICUT ---------- CT             NORTH CAROLINA ------- NC
  950.        DELAWARE ------------- DE             NORTH DAKOTA --------- ND
  951.        DISTRICT OF COLUMBIA - DC             OHIO ----------------- OH
  952.        FLORIDA -------------- FL             OKLAHOMA ------------- OK
  953.        GEORGIA -------------- GA             OREGON --------------- OR
  954.        GUAM ----------------- GU             PENNSYLVANIA --------- PA
  955.        HAWAII --------------- HI             PUERTO RICO ---------- PR
  956.        IDAHO ---------------- ID             RHODE ISLAND --------- RI
  957.        ILLINOIS ------------- IL             SOUTH CAROLINA ------- SC
  958.        INDIANA -------------- IN             SOUTH DAKOTA --------- SD
  959.        IOWA ----------------- IA             TENNESSEE ------------ TN
  960.        KANSAS --------------- KS             TEXAS ---------------- TX
  961.        KENTUCKY ------------- KY             TRUST TERRITORY ------ TT
  962.        LOUISIANA ------------ LA             UTAH ----------------- UT
  963.        MAINE ---------------- ME             VERMONT -------------- VT
  964.        MARYLAND ------------- MD             VIRGINIA ------------- VA
  965.        MASSACHUSETTS -------- MA             VIRGIN ISLANDS ------- VI
  966.        MICHIGAN ------------- MI             WASHINGTON ----------- WA
  967.        MINNESOTA ------------ MN             WEST VIRGINIA -------- WV
  968.        MISSOURI ------------- MO             WISCONSIN ------------ WI
  969.        MISSISSIPPI ---------- MS             WYOMING -------------- WY
  970.        MONTANA -------------- MT
  971.  
  972.  
  973.              Abbreviations of Canadian Provinces and Territories
  974.  
  975.        ALBERTA -------------- AB             NOVA SCOTIA ---------- NS
  976.        BRITISH COLUMBIA ----- BC             ONTARIO -------------- ON
  977.        LABRADOR ------------- LB             PRINCE EDWARD ISLAND - PE
  978.        MANITOBA ------------- MB             QUEBEC --------------- PQ
  979.        NEW BRUNSWICK -------- NB             SASKATCHEWAN --------- SK
  980.        NEWFOUNDLAND --------- NF             YUKON TERRITORY ------ YT
  981.        NORTH WEST TERRITORY - NT
  982.  
  983.  
  984. -----------------------------------------------------------------------------
  985.                           DMAIL SOFTWARE ORDER FORM
  986. -----------------------------------------------------------------------------
  987. K. EGGER, ADELAIDE P.O. BOX 423, 36 ADELAIDE ST. EAST, TORONTO CANADA  M5C 2J5
  988. ------------------------------------------------------------------------------
  989. TELEPHONE - (416)961-7810                            COMPUSERVE ID - 71223,641
  990. ------------------------------------------------------------------------------
  991.  
  992. When you order DMAIL you will receive a new version of the software (without
  993. the on-screen reminders), unlimited telephone support, and a typeset manual
  994. with screen graphics. Note that each registration entitles you to use DMAIL on
  995. two computers. Please purchase additional registrations as you require.
  996.  
  997.  
  998.  Sold To:____________________________________________________________________
  999.  
  1000.  ____________________________________________________________________________
  1001.  
  1002.  ____________________________________________________________________________
  1003.  
  1004.  ____________________________________________ PHONE _________________________
  1005.  
  1006.  
  1007.  
  1008.  QTY  ITEM                                                    PRICE    TOTAL
  1009.  
  1010.  ___  DMAIL registration(s)                                    35.00  _______
  1011.  
  1012.  
  1013.  ___  DMAIL bound manual with screen graphics.
  1014.       (Order this only if you need to see more elaborate
  1015.       documentation before making a descision to buy.)         10.00  _______
  1016.  
  1017.  ___  Demo version of our retail sales and inventory
  1018.       software system.                                         10.00  _______
  1019.  
  1020.  
  1021.       Check One: [ ]  Shipping & handling - First Class Mail    5.00  _______
  1022.  
  1023.                  [ ]  Shipping & handling - Federal Express    35.00  _______
  1024.  
  1025.  
  1026.                           TOTAL  (Cheque or money order) ------->     _______
  1027.                                  (payable to K. Egger  )"
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.       Check One: [ ]  5.25 inch diskettes"
  1032.                  [ ]  3.5  inch diskettes"
  1033.  
  1034.  
  1035.